Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Oulun kiipeilyseura 91 ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 25.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Oulun kiipeilyseura 91 ry
Viehetie 6C12
90550 Oulu
044-0391948
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Paavo Hahtola, paavo.hahtola@oulunkiipeilyseura.fi, 044-0391948
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Oulun kiipeilyseura 91 ry:n jäsenmäärän, sukupuolijakauman, ikärakenteen (aikuis- ja juniorijäsenten) sekä jäsenmaksujen todentaminen. Lisäksi Suomen kiipeilyliittoon (SKIL) kuuluvien jäsenten (täysjäsenet, perhejäsenet, juniorijäsenet, kunniajäsenet) osalta SKIL:n jäsenmaksujen todentaminen ja jäsentietojen välittäminen SKIL:n tominnanjohtajalle.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
– Etu- ja sukunimi
– Syntymäaika
– Osoite
– Puhelinnumero
– Sähköposti
– Jäsenlaji
– Jäsenyyden alku- ja loppuajankohta
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot pyydetään seuran www-sivuilla olevan jäsenhakemuslomakkeen avulla henkilön liittyessä seuran jäseneksi. Jäsenrekisteri on Excel-pohjainen.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Seura lähettää SKIL:n toiminnanjohtajalle kerran vuodessa tiedot ainoastaan SKIL:n jäsenmaksun maksaneista jäsenistä. Tietoja ei muutoin luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
