Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Oulun kiipeilyseura 91 ry:n Suomen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Luotu 25.05.2018. Päivitetty 30.12.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Oulun Kiipeilyseura 91 ry
Virtalantie 5
90840 Haukipudas
Puh: 040 5565 897
Rekisterin vastuuhenkilö: Janne Aula, janne.aula ät iki.fi, 040 5565 897
Rekisterin pääkäyttäjä: Heidi Pienipaavola, heidi ät oulunkiipeilyseura.fi, 040 5565 897
2. Rekisterin nimi
Oulun Kiipeilyseuran jäsenrekisteri Suomen Olympiakomitean SuomiSport-palvelussa.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oulun Kiipeilyseuran jäsenrekisteri on toteutettu Suomen Olympiakomitean tarjoamamassa SuomiSport-palvelussa.
Seuran jäsenrekisterin avulla hallinnoidaan jäsenyyksiä ja jäsenmaksuja, erilaisia seuran järjestämiä tapahtumia ja tilaisuuksia, ylläpidetään tietoja Suomen Kiipeilyliiton jäsenistä sekä kerätään erilaisia tilastotietoja.
Rekisterin tietojen perusteella ilmoitetaan Suomen Kiipeilyliitolle ne jäsenet, jotka jäsenyytensä perusteella ovat Suomen Kiipeilyliiton jäseniä. Nämä tiedot välitetään Suomen Kiipeilyliiton toiminnanjohtajalle. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös Kiipeilyliiton jäsenyyteen liittyvän Kiipeilyvakuutuksen voimassaolon todentamiseen esimerkiksi vakuutustapahtuman yhteydessä.
4. Rekisterin tietosisältö
Suomen Olympiakomitean Suomisport-järjestelmän tietosisältö on selostettu sivulla https://info.suomisport.fi/suomisport-tietosuoja. Oulun Kiipeilyseura ei säilytä jäsentietoja muualla kuin SuomiSportissa.
5. Henkilötietojen käsittely ja käyttö
SuomiSport käsittelee rekisteriin tallennettuja tietoja kuten on selostettu sivulla https://info.suomisport.fi/suomisport-tietosuoja
Seuran toimihenkilöistä ja luottamushenkilöistä Seuratoiminnanohjaaja toimii seuran jäsenrekisterin pääkäyttäjänä. Lisäksi seuran hallitus voi päätöksellään myöntää pääkäyttöoikeuden perustelluista syistä myös muille.
Seuran pääkäyttäjä(t) hallinnoivat jäsenmaksuja ja jäsenyyksiä ja pääsevät näkemään jäsenten seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Sportti-ID
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Osoite
- Jäsenyysluokka
Tämän lisäksi erilaisten seuran järjestämien tapahtumien tai tilaisuuksien vastuuhenkilöt voivat nähdä perustietoja tapahtumiinsa ilmottautuneista.
6. Henkilötunnuksen käsittely ja käyttö
Henkilötunnuksen kerääminen yksiselitteiseen identifiointiin on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.
Suomisport-palvelun käsittelijät eivätkä seuran luottamushenkilöt, työntekijät tai vapaaehtoiset näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy vain rekisteröityjälle itselleen sekä Suomisport-järjestelmän Suomen Olympiakomitean pääkäyttäjälle virheiden korjaamista varten.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Seura lähettää SKIL:n toiminnanjohtajalle kerran vuodessa tiedot ainoastaan SKIL:n jäsenmaksun maksaneista jäsenistä. SKILlin Kiipeilyvakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman yhteydessä tieto vakuutetun jäsenyydestä voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle.
Tietoja ei muutoin luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa omalta Sporttitililtä ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Suomisport-palvelun pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
